Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und in der Anwendung TrendReview ist:

[FIRMENNAME]
[ADRESSE], [PLZ] [ORT]
E-Mail: [DATENSCHUTZ_E_MAIL]

Datenschutzbeauftragte:r: [DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE_R] – erreichbar unter [DATENSCHUTZ_E_MAIL]

2. Überblick

TrendReview ist eine Anwendung, mit der Teams Technologietrends gemeinsam bewerten und Beschlüsse festhalten. Wir verarbeiten personenbezogene Daten in zwei Rollen:

• Als Verantwortlicher für die Daten, die wir zum Betrieb der Website, zur Anmeldung, zur Vertragsabwicklung und zur Abrechnung benötigen.
• Als Auftragsverarbeiter für die Inhalte, die eine Organisation in TrendReview einstellt (Bewertungsrunden, Themen, Bewertungen, Begründungen, Beschlüsse). Verantwortlich ist dafür die jeweilige Organisation; die Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV).

Zwecke der Verarbeitung im Überblick:

• Bereitstellung und Absicherung der Website und der Anwendung (Abschnitt 3)
• Anmeldung und Verwaltung von Konten und Organisationen (Abschnitt 4)
• gemeinsame Bewertung, Einordnung und Dokumentation von Trends im Auftrag der Organisation (Abschnitt 5)
• optionale KI-Bewertungen über den Anbieter der Organisation (Abschnitt 6)
• Vertragsabwicklung und Abrechnung (Abschnitt 7)
• Versand von Anmeldelinks, Einladungen und Erinnerungen (Abschnitt 8)

Eine Nutzung zu Werbezwecken, eine Weitergabe an Dritte zu eigenen Zwecken oder ein Training von KI-Modellen mit Ihren Inhalten findet nicht statt.

3. Hosting und Server-Protokolle

Die Anwendung wird bei [HOSTING_ANBIETER] in [HOSTING_STANDORT] betrieben. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung), um die Anwendung auszuliefern und vor Missbrauch zu schützen.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb)
• Speicherdauer: [SPEICHERDAUER_LOGS]

4. Konto und Anmeldung

Für die Nutzung legen wir ein Konto mit Name und E-Mail-Adresse an. Die Anmeldung erfolgt über einen Anmeldelink per E-Mail oder – bei eigenen Installationen – über den Identity-Provider der Organisation (z. B. Keycloak oder Microsoft Entra ID). Passwörter speichert TrendReview nicht.

• Daten: Name, E-Mail-Adresse, Zugehörigkeit zu einer Organisation und Rolle, Login-Sitzungen
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag)
• Speicherdauer: bis zur Löschung des Kontos; Login-Sitzungen bis zum Abmelden bzw. Ablauf

5. Inhalte der Organisation

Bewertungsrunden, Themen, Bewertungen (inklusive Begründungen), Beschlüsse und Maßnahmen werden der bewertenden bzw. beschließenden Person zugeordnet gespeichert. Innerhalb der Organisation werden Einzelbewertungen anonymisiert angezeigt; Administratorinnen und Administratoren der Organisation können Daten exportieren. Die Daten jeder Organisation sind technisch von anderen Organisationen getrennt.

Diese Verarbeitung erfolgt im Auftrag der jeweiligen Organisation (Art. 28 DSGVO).

6. KI-Funktionen

Organisationen können optional KI-Bewerter einrichten. Wird eine KI-Bewertung angestoßen, übermittelt TrendReview Name, Beschreibung, Kategorie und Schlagwörter des Themas an einen KI-Anbieter. Personenbezogene Daten sind dafür nicht nötig; bitte tragen Sie keine in Themenbeschreibungen ein. Die Antwort wird als KI-Bewertung gekennzeichnet gespeichert und fließt nicht in das Ergebnis der menschlichen Bewertungen ein.

Welcher Anbieter die Daten erhält, legt die Organisation unter „KI-Anbindung“ fest; die Anwendung nennt ihn im KI-Hinweis (Transparenzpflicht nach der EU-KI-Verordnung):

• KI von TrendReview: Wir nutzen [KI_ANBIETER_PLATTFORM] ([KI_STANDORT_PLATTFORM]) als Unterauftragsverarbeiter. Die Inhalte werden dort nur zur Erstellung der Antwort verarbeitet und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet ([KI_SPEICHERDAUER_PLATTFORM]).
• Eigener Anbieter: Die Organisation trägt den Zugang zu einem Anbieter ihrer Wahl ein und schließt mit ihm einen eigenen Vertrag; für die Verarbeitung dort gelten dessen Bedingungen.

7. Zahlungsabwicklung

Abonnements werden über Stripe abgerechnet (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland). Zahlungsdaten gibt die Organisation direkt bei Stripe ein; TrendReview speichert nur Kunden- und Abo-Kennungen sowie den Abo-Status.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Vertrag, steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten)
• Speicherdauer: gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen ([AUFBEWAHRUNGSFRIST])

8. E-Mail-Versand

Anmeldelinks, Einladungen und Hinweise zur Organisation (z. B. vor der Löschung) versenden wir über [E_MAIL_DIENSTLEISTER]. Dabei werden E-Mail-Adresse und Inhalt der Nachricht verarbeitet.

Außerdem erinnern wir per E-Mail, wenn die Frist einer Bewertungsrunde naht und Ihnen noch Bewertungen fehlen, wenn die Wiedervorlage einer Maßnahme erreicht ist, für die Sie verantwortlich sind, und – für Eigentümerinnen und Eigentümer – kurz vor Ende der Testphase. Jede Erinnerung geht höchstens einmal; dafür speichern wir, wann wem welche Erinnerung geschickt wurde. Sie können Erinnerungen jederzeit unter „Mein Konto“ abbestellen.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag)

9. Cookies und lokale Speicherung

TrendReview verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und keine Tracking- oder Werbe-Cookies. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

10. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

11. Übermittlung in Drittländer

[ANGABEN_ZU_DRITTLANDUEBERMITTLUNGEN – z. B. Angemessenheitsbeschluss, EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln]

12. Speicherdauer und Löschung

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Ende der Testphase oder eines Abonnements bleiben die Daten einer Organisation 90 Tage lesbar und exportierbar. 14 Tage vor der Löschung erhalten die Eigentümerinnen und Eigentümer eine Erinnerung per E-Mail; danach werden alle Daten der Organisation einschließlich der Konten ihrer Mitglieder automatisch gelöscht. Abgelaufene Login-Sitzungen, Anmeldelinks und nicht angenommene Einladungen löschen wir laufend.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Vieles davon können Sie direkt in der Anwendung selbst erledigen:

• Konto löschen: unter „Mein Konto“ (Klick auf Ihren Namen). Ihre Bewertungen und Beschlüsse bleiben für die Organisation erhalten, Ihr Name darin wird durch ein Pseudonym ersetzt.
• Daten exportieren: Eigentümerinnen und Eigentümer können alle Daten der Organisation jederzeit als Datei herunterladen (Verwaltung → Team).
• Organisation löschen: Eigentümerinnen und Eigentümer können die Organisation mit allen Daten und den Konten aller Mitglieder sofort löschen (Verwaltung → Team).

Anfragen richten Sie an [DATENSCHUTZ_E_MAIL]. Für Inhalte einer Organisation wenden Sie sich bitte zunächst an deren Verantwortliche.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei [ZUSTAENDIGE_AUFSICHTSBEHOERDE].

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.